Gerçek Zamanlı Olmayan Mileage (Mil) Kayıtlarının Vergi Riski

Gig ekonomisinde çalışan sürücüler için mil (mileage) indirimi, genellikle en büyük vergi avantajı sağlayan kalemdir. Ancak, gerçek zamanlı tutulmayan mil kayıtları, vergi denetimlerinde ciddi risklere, cezalara ve ek vergi yükümlülüklerine yol açabilir. Bu makale, kilometre kayıtlarını gerçek zamanlı tutmamanın yaratacağı vergi risklerini detaylı olarak incelemekte ve bu riskleri nasıl minimize edebileceğinizi açıklamaktadır.

IRS’in “Contemporaneous” (Eş Zamanlı) Kayıt Gerekliliği

IRS (Amerikan Vergi Dairesi) kurallarına göre, vergi indirimlerine konu olan mil kayıtları “contemporaneous” yani “eş zamanlı” olarak tutulmalıdır. Bu terim, mil kayıtlarının seyahat gerçekleştiği sırada veya hemen sonrasında kaydedilmesi gerektiğini ifade eder.

IRS Regülasyonu §1.274-5T(c)(2)’ye Göre Eş Zamanlı Kayıt:

IRS regülasyonları, eş zamanlı kaydı şöyle tanımlar:

• “Vergi mükellefi tarafından veya vergi mükellefinin adına, gider veya kullanımın meydana geldiği veya başladığı zamana yakın bir zamanda hazırlanmış bir belge…”
• “…mükellef, olayın veya harcamanın tam tarihini, yerini, miktarını ve amacını belirlemek için yeterli bilgiye sahip olduğu bir zamanda.”

Bu tanım, mil kayıtlarının seyahat sırasında veya kısa bir süre sonrasında tutulması gerektiğini gösterir. Vergi sezonu geldiğinde, aylar sonra geriye dönük olarak oluşturulan kayıtlar “eş zamanlı” olarak kabul edilmez.

Gerçek Zamanlı Olmayan Kayıtlar Hangi Vergi Risklerini Doğurur?

1. İndirim Reddi Riski

IRS denetiminde, gerçek zamanlı tutulmayan mil kayıtları genellikle reddedilir. Bu, şu sonuçlara yol açabilir:

• Tüm Mil İndiriminin İptali: Bir gig sürücüsü için bu, binlerce liralık vergi avantajının kaybı anlamına gelebilir.

Örnek: Yılda 20,000 iş mili süren bir sürücü, 2023 yılı için mil başına $0.655 oranından $13,100 vergi indirimi hakkına sahiptir. Gerçek zamanlı kayıt tutmaması durumunda, bu indirimin tamamı reddedilebilir.

• Vergi Matrahının Artması: Reddedilen indirimler doğrudan vergilendirilebilir gelirinize eklenir, bu da ödemeniz gereken vergi miktarını önemli ölçüde artırır.

Örnek: %20’lik vergi diliminde olan bir gig çalışanı için $13,100’lık reddedilen indirimin etkisi, $2,620 ek vergi yükümlülüğü demektir.

2. Ceza ve Faizler

Mil indirimi reddi, sadece ek vergi yükümlülüğü yaratmakla kalmaz, aynı zamanda çeşitli ceza ve faizlere de yol açabilir:

• Doğruluk İlgili Cezalar: IRS, “önemli ölçüde desteklenmeyen” indirimleri talep ettiğiniz için, ek verginin %20’si oranında ceza uygulayabilir.

Örnek: $2,620’lık ek vergi için %20 doğruluk cezası, $524 ek ceza demektir.

• Geç Ödeme Faizi: Orijinal vergi ödeme tarihinden itibaren, ek vergi ve cezalar için faiz uygulanır.

Örnek: %6 yıllık faiz oranıyla, $3,144 ($2,620 + $524) üzerinden bir yıl için $189 ek faiz oluşur.

3. Denetim Kapsamının Genişlemesi

Mil kayıtlarınızda sorun tespit edilmesi, genellikle denetimin kapsamının genişlemesine yol açar:

• Diğer İş Giderlerinin İncelenmesi: Denetçi, diğer gider kalemlerinizi daha ayrıntılı incelemeye başlayabilir.
• Ek Vergi Yıllarının Denetimi: Genellikle bir yılda sorun tespit edildiğinde, denetim önceki veya sonraki yıllara da genişletilebilir.
• İşle İlgili Olmayan Giderlerin Ortaya Çıkması: Tutarsız kayıtlar, kişisel harcamaların iş gideri olarak gösterildiği şüphesini uyandırabilir.

4. Daha Yüksek Gelecek Denetim Riski

Bir denetimde sorun yaşamak, gelecekteki denetim riskinizi önemli ölçüde artırır:

• IRS, geçmişte sorunlu vergi beyanı olan mükellefleri daha yüksek oranda denetlemeye eğilimlidir.
• Denetlenen ve sorun bulunan bir mükellefin gelecek 5-7 yıl içinde tekrar denetlenme olasılığı oldukça yüksektir.

Gerçek Zamanlı Olmayan Kayıtların Genel Sorunları

Gerçek zamanlı tutulmayan mil kayıtları, genellikle aşağıdaki sorunları içerir:

1. Tutarsızlıklar ve Uydurma Rakamlar

Geriye dönük oluşturulan kayıtlarda genellikle:

• Her gün için aynı veya çok benzer mil rakamları görülür
• Ay sonu veya ay başlarında anormal yükseklikler olabilir
• Hafta sonları ve tatil günlerinde gerçekçi olmayan çalışma düzenleri görülebilir

Denetçilerin Dikkat Ettiği Noktalar:

• Aşırı yuvarlak rakamlar (sürekli 100, 150, 200 mil gibi)
• Her hafta veya her ay için neredeyse aynı toplam mil
• Uzun süreler boyunca kesintisiz çalışma (tatil veya izin günleri olmadan)

2. Destekleyici Belge Eksikliği

Gerçek zamanlı kayıt tutmayanlar genellikle şu destekleyici belgelerden yoksundur:

• Tarih ve lokasyon bilgisi içeren yakıt alım fişleri
• Bakım faturalarındaki mil sayacı kayıtları
• Rota bilgisi içeren platform uygulaması geçmişi

Denetçilerin Aradığı Tutarlılık:

• Yakıt alımları ve raporlanan mil arasındaki uyum
• Mil sayacı kayıtları ile beyan edilen toplam mil arasındaki tutarlılık
• Belirli günlerdeki platform aktivitesi ile raporlanan çalışma saatleri arasındaki uyum

3. Geriye Dönük Oluşturulmuş Görünüm

Gerçek zamanlı olmayan kayıtların ortak özellikleri:

• Tüm kayıtlar aynı mürekkep/kalem ile yazılmıştır (kağıt kayıtlar için)
• Tüm girişler aynı yazı stili ve düzende yapılmıştır
• Dijital kayıtlarda, tüm verilerin kısa bir süre içinde girildiğini gösteren metadata vardır

Denetçilerin Dikkat Ettiği Dijital İpuçları:

• Elektronik tablo dosyalarının oluşturulma ve değiştirilme tarihleri
• Mile takip uygulamalarında sürekli geriye dönük manuel girişler
• Fotoğraf/fiş uygulamalarında çok sayıda belgenin aynı günde taranması

Denetim Nasıl İşliyor?

Bu örnek senaryo, gerçek zamanlı olmayan kilometre kayıtlarının bir denetimde nasıl risk oluşturabileceğini göstermektedir:

Murat bir gig çalışanı olarak çeşitli yemek teslimat platformlarında hizmet veriyor. 2023 yılı için vergi beyannamesinde 30,000 iş mili bildirdi ve $19,650 vergi indirimi talep etti. Ancak yıl boyunca düzenli kayıt tutmak yerine, vergi sezonunda Excel’de geriye dönük bir tablo oluşturdu.

IRS denetiminde, denetçi şu sorunları tespit etti:

• Mil tablosunda hafta içi her gün için düzenli olarak 120-130 mil gösterilmiş, neredeyse hiç değişkenlik yok
• Yakıt alımları, aylık ortalama 15,000 mil için yeterli değil
• Araç bakım kayıtlarındaki mil sayacı okumaları, beyan edilen toplam mille tutarsız
• Bazı tatil günlerinde aktivite olmadığını gösteren platform kayıtlarına rağmen, mil beyanı var

Sonuç olarak, IRS tüm mil indirimini reddetti. Murat için finansal etki:

• Reddedilen $19,650 indirim
• $3,930 ek vergi yükümlülüğü (%20 vergi diliminde)
• $786 doğruluk cezası (ek verginin %20’si)
• $282 faiz (bir yıl için)
• Toplam finansal etki: $4,998

Gerçek Zamanlı Kayıt Tutmama İçin “Yaygın Bahaneler” ve IRS’in Bakış Açısı

Gig çalışanlarının gerçek zamanlı kayıt tutmama konusunda sıkça kullandığı bahaneler ve IRS’in bu bahanelere yaklaşımı:

Bahane	IRS’in Bakış Açısı
“Uygulamalar çok pil tüketiyor”	Eş zamanlı kayıt için manuel not defteri veya ses kaydı da kullanılabilir
“Kayıt tutacak zamanım yoktu”	Kayıt tutma, iş yapmanın gerekli bir parçasıdır ve “zaman yokluğu” geçerli bir mazeret değildir
“Uygulamayı bilmiyordum”	Vergi avantajlarından yararlanmak isteyen mükellefin gerekli bilgiyi edinme sorumluluğu vardır
“Telefon bozuldu/kayboldu”	Veri yedekleme veya alternatif kayıt tutma yöntemleri kullanılmalıydı
“Platform kendi raporunu veriyor”	Platform raporları genellikle sadece aktif teslimat/yolculuk sırasındaki milleri kapsar, tüm iş kilometrelerini içermez

Gerçek Zamanlı Kayıt Tutmanın Yasal Gereklilikleri

IRS, gerçek zamanlı mil kayıt tutma için belirli standartlar belirlemiştir:

Minimum Kayıt Gereksinimleri:

Her bir iş seyahati için şu bilgiler kaydedilmelidir:

1. Tarih: Seyahatin yapıldığı kesin tarih
2. İş Amacı: Seyahatin açık iş amacı (örn. “Uber yolcusu taşıma”, “DoorDash teslimatı”)
3. Lokasyon: Seyahatin başlangıç ve bitiş noktaları veya ziyaret edilen yer(ler)
4. Mesafe: Kat edilen mil miktarı

Kabul Edilebilir Kayıt Formatları:

IRS aşağıdaki kayıt biçimlerini kabul eder, ancak önemli olan eş zamanlı olarak tutulmuş olmalarıdır:

• Fiziksel mil defteri veya günlüğü
• Dijital mil takip uygulamaları
• Elektronik tablolar (günlük girişlerle)
• Not uygulamaları veya dijital günlükler
• Ses kayıtları (daha sonra yazıya dökülmüş)

Yasal Vaka Emsal Kararları:

Vergi Mahkemesi, mil kayıtlarıyla ilgili birçok dava görmüştür:

1. Royster v. Commissioner: Mahkeme, vergi mükellefinin iş ve kişisel kullanımı ayırt etmeyen, sonradan oluşturulmuş mil kayıtlarını reddetmiştir.
2. Babula v. Commissioner: Denetim sırasında hazırlanan ve eş zamanlı kanıtlarla desteklenmeyen mil kayıtları reddedilmiştir.
3. Bergervin v. Commissioner: Vergi mahkemesi, mükellefin yakıt alım fişleriyle tutarlı ve eş zamanlı tutulan kayıtlarını kabul etmiştir.

Gerçek Zamanlı Mil Kaydı Tutmanın Pratik Yöntemleri

Vergi risklerini minimize etmek için aşağıdaki gerçek zamanlı kayıt tutma yöntemlerini kullanabilirsiniz:

1. Otomatik Takip Uygulamaları

Modern uygulamalar, minimum çaba ile eş zamanlı kayıt tutmanıza yardımcı olur:

• Stride: Tamamen ücretsiz ve gig çalışanlarına özel tasarlanmış
• Everlance: Otomatik seyahat algılama ve sınıflandırma özellikleri
• MileIQ: Basit kaydırma arayüzü ile iş/kişisel seyahat ayrımı
• Hurdlr: Mile takibi ve gelir/gider takibini birleştiren uygulama

Takip uygulamaları hakkındaki rehberimize burdan göz atabilirsiniz

Bu uygulamaların avantajları:

• GPS ile otomatik kayıt
• Bulutta yedekleme
• IRS uyumlu raporlar
• Fiş fotoğraflama entegrasyonu
• Vergi hesaplama

2. Basit Manuel Yöntemler

Teknolojiye güvenmeyenler için etkili manuel yöntemler:

• Mile Defteri: Araçta bulundurulan fiziksel bir defter ile seyahat bilgilerini hemen not edin
• Not Uygulamaları: Telefondaki not uygulaması ile hızlı kayıtlar tutun
• Ses Kaydı: Seyahat sonrası sesli olarak detayları kaydedin (daha sonra yazıya dökün)
• Günlük Excel Güncellemesi: Her iş günü sonunda elektronik tabloyu güncelleyin

Manuel Kayıt Örneği:

05.03.2023 – Başlangıç: 36,254 mil – Bitiş: 36,299 mil – Toplam: 45 mil

Amaç: DoorDash teslimatları (4 teslimat) – Rotalar: Santa Monica-Mar Vista-Inglewood

3. Karma Yaklaşım

En güvenli yöntem, birden fazla kayıt tutma sistemini birlikte kullanmaktır:

• Ana kayıt için otomatik bir mile takip uygulaması kullanın
• Yedek olarak günlük manuel kayıtlar tutun
• Destekleyici belgeler olarak tüm yakıt ve bakım fişlerini saklayın
• Platform görev/sipariş geçmişini düzenli olarak indirin

Bu karma yaklaşım, bir sistemde sorun oluştuğunda diğerinin yedek olarak kullanılabilmesini sağlar.

Denetimde Savunma Stratejileri

Eğer gerçek zamanlı kayıt tutmadıysanız ve bir denetimle karşı karşıyaysanız, durumu kısmen kurtarabilecek stratejiler:

1. İkincil Kaynaklarla Mil Doğrulama

Doğrudan kayıtlar olmasa da, dolaylı kanıtlar sunabilirsiniz:

• Platform uygulama geçmişi ve görev kayıtları
• Tarih ve lokasyon bilgisi içeren kredi kartı ekstreleri
• Mil sayacı bilgisi içeren bakım kayıtları
• Düzenli rotalarda Google Maps mesafe hesaplamaları
• Düzenli yakıt alım fişleri ve yakıt verimliliği hesaplamaları

2. Kısmi İndirim Argümanı

Tüm kayıtlar reddedilse bile, “Cohan Kuralı” olarak bilinen bir vergi mahkemesi kararına dayanarak makul bir tahmine dayalı kısmi indirim talep edebilirsiniz:

• Kesinlikle iş amaçlı seyahat yaptığınızı gösteren kanıtlar sunun
• Makul ve muhafazakar bir tahmin önerin
• Platform çalışma kayıtlarıyla uyumlu minimum mil hesaplaması yapın

3. “Makul Neden” Argümanı

IRS, “makul neden” gösterildiğinde bazı cezaları kaldırabilir:

• Kayıt tutamama nedeninizi açıklayan belgeli sağlık sorunları
• Doğal afetler veya acil durumlar nedeniyle veri kaybı
• Kayıt tutma konusunda yanlış yönlendirildiğinizi gösteren profesyonel tavsiye belgeleri

Not: Bu stratejiler, indirim reddi riskini tamamen ortadan kaldırmaz, ancak cezaları ve ek vergi miktarını azaltabilir.

Gelecek İçin Doğru Kayıt Tutma Sistemi Kurma

Gelecekte benzer risklerle karşılaşmamak için kalıcı bir sistem kurmanız gerekir:

1. Günlük Rutin Oluşturun

• Her iş günü başında, mil sayacını kontrol edin ve not alın
• Gün boyunca her görev veya seyahat sonrası kısa notlar alın
• Gün sonunda tüm verileri seçtiğiniz kayıt sistemine aktarın
• Haftalık özet rapor oluşturun ve eksik bilgileri tamamlayın

2. Çoklu Yedekleme Sistemi Kurun

• Birincil kayıt sisteminizin düzenli yedeklerini alın
• Farklı cihaz veya platformlarda ikincil kopyalar saklayın
• Fiziksel fişlerin ve belgelerin dijital kopyalarını oluşturun
• Üç ayda bir tüm verilerinizi gözden geçirin ve eksikleri belirleyin

3. Diğer Destekleyici Belgeleri Düzenleyin

• Yakıt alım fişlerini tarih sırasına göre saklayın
• Araç bakım faturalarındaki mil sayacı bilgilerini vurgulayın
• Platform ödeme ve görev geçmişlerini düzenli olarak indirin
• Banka ve kredi kartı ekstrelerinde iş harcamalarını işaretleyin

Sonuç: Risk Değerlendirmesi ve Çözümler

Gerçek zamanlı olmayan mil kayıtları, gig çalışanları için ciddi vergi riskleri oluşturur. Bu riskleri anlamak ve doğru kayıt tutma alışkanlıkları geliştirmek, hem yasal uyumluluğu sağlar hem de önemli vergi avantajlarını güvence altına alır.

Kişisel Risk Değerlendirmesi:

Aşağıdaki sorular, mevcut risk seviyenizi belirlemenize yardımcı olabilir:

1. Mil kayıtlarınızı ne sıklıkta güncelliyorsunuz?
2. Kayıtlarınızı destekleyici belgeleriniz var mı?
3. Kullandığınız kayıt sistemi IRS gereksinimlerini karşılıyor mu?
4. Yüksek mil indirimi talep ediyor musunuz (yıllık 10,000 mil üzeri)?
5. Birden fazla kayıt tutma yöntemi kullanıyor musunuz?

Neler Yapılabilir?

Riskleri azaltmak için atmanız gereken adımlar:

1. Hemen Başlayın: Henüz başlamadıysanız, bugünden itibaren gerçek zamanlı kayıt tutmaya başlayın.
2. Uygulama Seçin: Yaşam tarzınıza ve iş rutininize uygun bir mil takip uygulaması seçin.
3. Destek Sistemi Kurun: Fişleri saklamak ve platform raporlarını arşivlemek için bir sistem oluşturun.
4. Düzenli İnceleyin: Haftalık ve aylık olarak kayıtlarınızı gözden geçirin ve eksikleri tamamlayın.
5. Profesyonel Yardım Alın: Yüksek mil indirimi talep ediyorsanız, bir vergi uzmanı ile görüşün.

Gerçek zamanlı kayıt tutmak, kısa vadede biraz daha fazla çaba gerektirse de, uzun vadede vergi denetimlerinde yaşanabilecek stres, cezalar ve ek vergi yükümlülüklerinden sizi koruyacaktır. Bu disiplini geliştirmek, gig ekonomisinde uzun vadeli başarı için kritik bir adımdır.